Evernote Premium: ¿vale la pena pagarlo?

En mayo de 2012 acudí a la Evernote Meetup MX, una reunión organizada por Evernote para presentar la Evernote DevCup (la cual, por cierto, ya fue anunciada para 2013). Ese día me obsequiaron una cuenta premium con vigencia de un año. Ahora, a una semana de que venza ese periodo, les comparto mi experiencia.

Antes que nada, me considero un usuario promedio de Evernote. Lo tengo en mi MacBook y en la pantalla principal de mi iPhone. Ya tenía varios meses utilizando la versión estándar antes de recibir la cuenta Premium, y con la primera he tenido altibajos. Pasan temporadas en que guardo muchas cosas en mi archivo, y a veces transcurre un par de semanas sin que abra la aplicación. Así que mi reseña es la de un usuario irregular, como tantos que están leyendo estas líneas.

Primero, ¿de qué va Evernote? Para quienes no lo conozcan, se trata de un servicio para almacenar notas. En el aspecto técnico, es un servicio web que permite guardar notas de texto, audio e imágenes en la Nube. Desde ahí las podemos consultar y modificar en diferentes plataformas: la versión web, los clientes de escritorio y las aplicaciones móviles.

Suena muy simple, y de hecho lo es. En entrevista, Luis Samra, gerente general de Evernote Latinoamérica, me comentó que Evernote es "para guardar las cosas importantes de tu vida". Por supuesto, ahora es algo habitual, pero en la época pre-iCloud las cosas eran muy diferentes. Evernote amasó una buena cantidad de usuarios (en 2012, 35 millones en todo el mundo y en Latinoamérica ya superaba el millón), y se convirtió en una herramienta muy práctica.

Mis casos de uso

Antes de entrar en materia, hablemos un poco de los usos de Evernote. Hay miles. De hecho, la empresa tiene una sección para compartir formas de emplearlo.

En mi caso, lo utilizo esencialmente para 5 cosas:

1. Información bancaria. Evernote es mi ángel guardián. Cada vez que me preguntan cuál es mi número de cuenta para un depósito, corro a mirar la nota. Cuando tengo que hacer pagos a empleados o a proveedores, ahí tengo la lista. Simple y sencillo.

2. Correos importantes. Evernote te permite agregar notas por correo, función que me parece maravillosa. En lugar de buscar en mi mail cuando sé que necesitaré la información de un mensaje que me llegó, sólo la reenvío a mi cuenta.

3. Artículos de interés. En Internet me topo con artículos que sé que me servirán después, como guías o tutoriales. Evernote tiene un botón de captura web que almacena el texto y las imágenes de la página en el archivero.

4. Presupuestos. Soy malísimo con las aplicaciones para presupuestos. Me identifico con esas personas que prefieren armar un presupuesto a mano, con sumas y restas. Hago una planeación quincenal o mensual, y la guardo en Evernote, para consultarla (y cambiarla) cuando realizo algún pago o surge un gasto.

5. Contraseñas. Si bien las contraseñas importantes las tengo grabadas en la cabeza, las que son menos relevantes las guardo en Evernote. Por ejemplo, la que uso para consultar el estado de cuenta del celular o la de algún servicio web que empleo de vez en cuando.

Claro, he usado Evernote para otras cosas, por ejemplo para apuntar una lluvia de ideas o guardar un conjunto de enlaces que me interesan. Ahora, ¿es necesaria una cuenta premium para estas cosas?

Evernote Premium: ¿vale la pena?

El punto es hablar sobre Evernote Premium. ¿Cuál es la diferencia? Examinemos:

• 1 GB de almacenamiento al mes para cargas (contra 60 MB de la versión gratuita).

• Libretas sin conexión (en la versión gratuita, no hay forma de acceder a tu contenido offline).

• Búsqueda de término en documentos y PDF adjuntos.

• Libretas y notas compartidas (otros pueden modificar tus contenidos).

• Historial de notas (puedes revisar las versiones anteriores de una nota).

• Tamaño máximo de hasta 100 MB en una nota.

• Mayor velocidad en el reconocimiento de texto en imágenes (Evernote te permite buscar términos dentro de ficheros gráficos).

• Bloqueo de acceso con contraseña en aplicaciones móviles.

El tamaño de almacenamiento no me parece algo crucial, a menos que manipules archivos muy pesados. En lo personal, lo más pesado que subo son fotografías -aunque sí recuerdo haber guardado una conferencia en Evernote-, por lo que es complicado que te acabes un GB en un mes. Si adjuntas pocos archivos, 60 MB son suficientes.

En cuanto a las libretas sin conexión, ¡son una maravilla! Una vez guardé la lista del supermercado en Evernote desde mi computadora y cuando llegué a la tienda, como no tenía conexión en el teléfono, no me sirvió. Con el acceso sin conexión muchos datos están ahí cuando los necesito, ya que la sincronización se actualiza constantemente.

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La búsqueda de términos en PDF y adjuntos es útil, pero es una función prescindible. La ventaja es que Evernote permite añadir etiquetas, por lo que sólo necesitas un poquito de disciplina para ponerle palabras clave a las notas y organizar todo sin problemas. En este caso, la cuenta premium no vale tanto la pena. Lo mismo sucede con el reconocimiento de texto en imágenes: si tienes la costumbre de etiquetar, prácticamente no utilizas la característica.

Sobre las libretas y notas compartidas tengo un comentario específico. Traté de implementarlo con un equipo de trabajo y no funcionó, pero lo atribuyo más a la adopción que tiene Evernote. De pronto, para ese tipo de tareas se suele confiar en opciones más consolidadas, (por ejemplo, un documento de Google Docs), pero no dudo que tengan el potencial de funcionar si hay coordinación con el equipo. El mismo caso con el historial: su potencial surge si logras insertarlo en la dinámica laboral.

Finalmente, el bloqueo de contraseñas añade una capa de seguridad (algo nada despreciable). Yo mantengo mi iPhone con contraseña y tengo una extra para Evernote (igual para Dropbox, donde guardo información sensible). De este modo, si alguien llega a tomar mi teléfono desbloqueado, no podrá acceder a mis datos. Nunca se está demasiado protegido.

En síntesis

Evernote tiene un costo anual de $45 USD (unos $580 MXN, más o menos) o de $5 USD por mes ($60 a $65 MXN). En contraste, es el mismo costo de una cuenta de Google Apps for Business o la mitad de un plan de 100 GB de Dropbox. En comparación con otros servicios, no representa un gasto elevado.

Sugiero hacer el pago mensual para probar, sobre todo si lo usas como expongo en esta reseña. La verdad es que sí existen alternativas, como aprovechar la aplicación Notas del iPhone y sincronizarlas en iCloud, pero en paquete, Evernote es muy útil. Si te interesa la curaduría de información (por ejemplo, si tienes que guardar artículos para una investigación), es una opción que puede ser para ti. Si tu uso es más informal -como hacer listas o tener apuntes cortos- quizá no valga la pena invertir en una cuenta premium. Por otro lado, si tienes información sensible, considero imprescindible contratar la versión de paga, principalmente por la parte de seguridad.

Independientemente de si optan por la parte de pago o no, Evernote es un imprescindible en su dieta de aplicaciones y servicios web. Además, tienen una integración de servicios muy completa; por ejemplo, hago combo con Reeder para salvar artículos, y en IFTTT hay una cantidad importante de recetas para maximizar su uso. Evernote les facilitará la vida, se los aseguro.

UPDATE (Nota del editor): Ahora que la versión gratuita de Evernote está limitada a un único dispositivo, tiene mucho más sentido hacer la actualización a Premium, pues es la mejor forma de sacarle provecho a la app.